El tiempo, ese bien tan preciado

“Estoy liado”. “No tengo tiempo”. “¡Qué tarde se ha hecho!”. “Tenemos que aplazarlo”. “Ya llego tarde”. “No puedo con todo”. “Te llamo cuando pueda”. Todos hemos oído o pronunciado estas frases o algunas similares. La gestión del tiempo es una de las claves en el funcionamiento de una empresa y no siempre sabemos dar la mejor respuesta a la falta de horas y a las tareas que debemos realizar a lo largo de una jornada laboral. Son muchos y diversos los estudios y publicaciones que proporcionan consejos, recomendaciones y trucos para mejorar la manera en la que nos organizamos y optimizar las horas de trabajo. Extraemos algunas ideas y reflexiones útiles.

Todos los estudiosos aconsejan anotar las tareas a realizar. Es una mala opción tener en la cabeza todo los que debemos hacer. Si nos planteamos demasiados objetivos, no sabremos ordenar las prioridades y acabaremos haciendo lo que es más fácil, lo que más nos gusta o cualquier cosa que surja en ese momento. Los métodos para organizarse por escrito dependen de cada uno. Tenemos calendarios, agendas, listas… Se puede hacer a mano, con papel y boli, o podemos recurrir a las ayudas electrónicas de las aplicaciones de móviles, tabletas y ordenadores.

Es útil disponer de un esquema para clarificar las opciones a seguir. Si queremos conciliar el trabajo y la vida personal, tenemos que tener claro cómo repartimos el tiempo entre ambos. Debemos hacer una lista con todas nuestras obligaciones para tener claro el volumen de ocupación que requieren.

Es conveniente tener claro los plazos que requiere cada uno de nuestros objetivos. Los hay anuales, mensuales, semanales, diarios. Los esfuerzos deben adecuarse a los plazos y planificarse en consecuencia; no hay que resolver en un mes algo para lo que tenemos un año, por ejemplo. Son buenos los retos a largo plazo. Todos sabemos lo difícil que es mantener los buenos propósitos de cada principio de año. Primamos los objetivos inmediatos, los asuntos urgentes, y desatendemos aquellos que requieren una acción continuada aunque a veces son más importantes. Debemos identificar estos asuntos de largo recorrido y ocuparnos de ellos día a día.

Las tareas a realizar deben clasificarse, es decir, debemos darle la importancia que le corresponde y apuntar qué tipo de acción requiere. Las tareas pueden dividirse entre las que requieren sobre todo tiempo, las que necesitan principalmente energía y las que necesitan las dos cosas. Las acciones que requieren más energía debemos afrontarlas en el momento del día o de la semana en que nos sintamos más fuertes.

Las reuniones y visitas deben reducirse a la mínima cantidad posible. Y sobre todo deben estar bien preparadas y planificadas y desarrollarse sin dedicar tiempo a asuntos poco importantes o ajenos al objetivo del encuentro. Aunque cueste es una buena idea empezar por la tarea más ingrata o difícil de la lista. Si nos la quitamos de encima a primera hora, afrontaremos el resto del día en un estado de ánimo mejor y una disposición al trabajo más productiva. Y es aconsejable reducir al mínimo todo aquello que suponga interrupción: llamadas imprevistas, notificaciones, consulta al correo, visitas. Romper el ritmo de un trabajo supone pérdida de concentración y malgastar esfuerzo y tiempo.